En este artículo revisaremos cuál es la frecuencia recomendable para revisar el Protocolo, y también, cuáles son los hechos significativos que hacen recomendable una revisión.
Nos despedimos el día de la firma del Protocolo, pero con un compromiso en firme: que, frente a cualquier dificultad en su implementación, los integrantes de la familia nos llamarían para que nosotros pudiéramos colaborar, y por lo tanto, lograr dos objetivos: evitar conflictos entre los miembros de la familia, y permitir que el Protocolo se convierta en parte integrante de la cultura de la Empresa Familiar.
Esta escena nos permite hacernos la pregunta: ¿con qué frecuencia hay que revisar el Protocolo?
Digamos que el protocolo es un acuerdo escrito con valor legal y moral, elaborado y suscripto por los miembros de la familia empresaria, que establece, entre otros puntos:
- La definición de visión, misión, valores y objetivos.
- Las pautas para el ingreso, la permanencia y el egreso de miembros de la familia.
- Los criterios de retribución por trabajar, por gerenciar, por dirigir, por ser consultor, y por ser titular de participaciones societarias en la empresa.
- Los estamentos para la toma de decisiones, para la deliberación y para la información de los miembros de la familia.
- Los acuerdos para la compraventa de participaciones societarias, o de la empresa en su conjunto.
- Los mecanismos que se acuerdan para prevenir y resolver conflictos.
- Pautas para la solidaridad familiar.
- Acuerdos para el desarrollo de nuevos negocios, asociación con miembros de la familia y con terceros.
- Pautas de interrelación entre familia y empresa.
Muchas veces, el Protocolo establece un plazo específico para su revisión. Si a mí me piden consejo, voy a recomendar:
- Al año de firmado, porque es necesario hacer los ajustes pertinentes y revisar si, efectivamente, el Protocolo se está incorporando a la cultura familiar, y no cae en el concepto de “letra muerta”.
- Luego, una revisión periódica y rutinaria cada cinco años después de la firma.
Como se ve, en estos casos se trata de pautas de tiempo: es factible agendar la fecha para la revisión del Protocolo, y encarar el proceso, que normalmente va a incluir reuniones individuales y confidenciales con cada integrante de la familia, a efectos de entender cómo evoluciona el proceso personal de cada uno en relación al conjunto empresa-familia.
Además de estas pautas temporales, es conveniente tener en cuenta que hay determinados eventos que justifican la revisión del Protocolo.
Vamos a dar algunos ejemplos:
- Algún miembro de la familia planea casarse. En esos casos, es conveniente ratificar las pautas elegidas por la familia respecto del régimen de bienes en el matrimonio. En particular, si resulta conveniente, en función de la protección de la empresa familiar que el matrimonio se realice con el régimen de separación de bienes.
- Algún miembro de la familia se va a retirar de su puesto actual. Esto genera varias inquietudes: quién lo reemplazará? Cómo se preparará a la figura de reemplazo? Habrá una reformulación del puesto? Qué nuevos recaudos resultarían necesarios o convenientes?.
- Hay una decisión de mudar la empresa, o se muda alguno de sus integrantes. Generalmente, esas circunstancias traen aparejadas la necesidad de compenetrarse con una legislación y con costumbres diferentes, que a veces incluyen, por ejemplo, el cambio de husos horarios, con la consecuencia de que hay que planificar las reuniones de una manera diferente.
- Un miembro de la familia terminó su carrera universitaria, y quiere incorporarse a la empresa. En la empresa hay lugar para todos, o sólo para algunos integrantes de la familia? Se pueden incorporar los saberes del nuevo postulante? Se justifica desarrollar una nueva unidad de negocio en su beneficio?.
- Se produjo un divorcio. Probablemente, sea necesario revisar la situación patrimonial de la empresa, y también el patrimonio personal de los socios, en particular de quien se ha divorciado.
- Algún integrante de la familia padece una enfermedad de mal pronóstico, o se ha producido un fallecimiento. Estas cuestiones generan habitualmente un replanteo de las relaciones dentro de la empresa y la familia.
- Es necesario contemplar la situación de una persona clave. Sea que hay que prever cómo va a ser reemplazada en el futuro, o hay que reforzar su motivación para que permanezca en la empresa, lo cierto es que el tema merece reflexión, y, muchas veces, genera cambios en la concepción de algunos aspectos del Protocolo.
- Hay que revisar la visión de la empresa. Puede ser que hayan ocurrido cambios significativos en el mercado, o en el entorno económico. En tales casos, es posible que repasar la visión de la empresa pueda arrojar resultados muy positivos, que permitirán a todos los participantes desarrollarse con mayor entusiasmo.
La articulación de situaciones que pueden dar lugar a una revisión del Protocolo es meramente ilustrativa. Hay circunstancias que afectan a cada empresa, y a cada familia, que merecen una revisión del Protocolo.
En nuestra experiencia, darse ese espacio de reflexión e intercambio de ideas enriquece las relaciones familiares, y genera vínculos más perdurables y sanos.