Cuando una familia empresaria decide encarar la elaboración de un protocolo familiar, suele tener deseos de orden y continuidad de la empresa familiar. Uno de los grandes hitos del proceso de elaboración del Protocolo Familiar es la constitución y práctica del Comité de Dirección, una de las claves para el éxito de la empresa en el largo plazo.
PARA QUÉ SE HACE UN PROTOCOLO FAMILIAR
La familia empresaria suele encarar el Protocolo Familiar para poner orden respecto de ciertos temas específicos, como por ejemplo:
- Los criterios de admisibilidad de hijos y sobrinos para participar en la empresa.
- La relación empresarial con los parientes políticos.
- La participación de los miembros de la familia en caso de fallecimiento de alguno de los actuales titulares del capital.
- Las retribuciones de los familiares
- Los comportamientos que se esperan de los miembros de la familia.
Habitualmente, en ese momento la familia empresaria todavía no avizora el cambio profundo y positivo que puede darse en el modo de dirigir la empresa.
Seguramente, hasta ese momento no ha existido un mecanismo acordado para la toma de decisiones, y, quizás, las cuestiones del día a día estén resultando dominantes y, por lo tanto, son las que absorben todo el tiempo y la energía, mientras se postergan las decisiones estratégicas, que son las que en realidad determinan el futuro de la empresa.
A través del proceso de elaboración del Protocolo Familiar, la familia empresaria podrá resolver todos los temas que históricamente no han sido tratados, y establecer las normas que van a regir las relaciones personales entre sus integrantes, las relaciones laborales o profesionales y las recompensas que a cada uno le habrá de corresponder.
EL COMITÉ DE DIRECCIÓN, EL DIRECTORIO, LA REUNIÓN DE SOCIOS.
En ese marco, es posible que encuentren algo más: un mecanismo para dirigir la empresa que garantice su continuidad en el tiempo, porque sólo con integrantes de la familia motivados y entrenados para superar situaciones de diferencias de criterio y tomar buenas decisiones, es posible llegar forjar la empresa realmente deseada.
Las sociedades anónimas contemplan un dispositivo de dirección, denominado Directorio; las sociedades de responsabilidad limitada contemplan la reunión de socios, para cumplir esa función.
Sin embargo, en la práctica, tanto el Directorio como la reunión de socios quedan condicionados por el enfoque impositivo y de responsabilidad que en cada momento de la historia se les atribuye: a veces, los directores deben tributar grandes impuestos por serlo; en otros momento, el puesto de Director se ejerce casi sin costo, y hasta se convierte en el modo más adecuado de retirar dinero de la empresa, si el retiro de dividendos se encuentra castigado por el sistema impositivo.
Por lo tanto, a fin de no contaminar algo tan importante, como es la dirección de una empresa Pyme, con cuestiones impositivas o de responsabilidad personal, es que dejamos al contador de confianza determinar cuántos miembros debe tener el Directorio, y hasta quiénes deben ser, pero reservamos las decisiones efectivas de la empresa para que las cumpla un dispositivo específico: el Comité de Dirección.
Para el éxito del Comité de Dirección es imprescindible que los miembros de la familia empresaria acepten la idea de que, en el futuro, la dirección de la empresa no va a poder manejarse de la misma manera que en el pasado.
Si hay un líder único que toma decisiones; o si hay feudos que no se relacionan entre sí (un hermano a cargo de cada área, pero sin intercambio de ideas o información), o en cualquier otro supuesto en que no exista una dirección con reglas claras, es imprescindible establecer una nueva manera de relacionarse en la empresa.
El primer punto, en consecuencia, consistirá en establecer el por qué y el para qué del Comité de Dirección. En otras palabras, cuál es su misión, cuál es su razón de ser.
El punto siguiente consiste en determinar de común acuerdo qué va a lograr la empresa, y la familia empresaria, a través del funcionamiento sistemático del Comité de Dirección.
Acto seguido, deberá definirse quiénes van a participar en este nuevo dispositivo. Todos los miembros de la familia que se desempeñan en la empresa? Los que actualmente son titulares de capital? Los que tienen alguna función gerencial?
Luego, hay que definir pautas de funcionamiento:
- Con qué frecuencia
- En qué horario
- A lo largo de cuánto tiempo
- Cómo se establece el temario
- Quién coordina la reunión
- Cómo se realiza el seguimiento de los temas abordados.
Todo lo expuesto debe ser materia de un acuerdo entre los integrantes de la familia empresaria, para el cual es necesario tener en cuenta los dos grandes límites: por un lado, hacer del Comité un espacio demasiado exclusivo, lo divorcia de muchos miembros de la familia, en caso de que no haya una política participativa en funcionamiento; por el lado opuesto, una actitud demasiado abierta, y una invitación incondicionada a formar parte del Comité de Dirección, puede llevar a que sea un organismo burocrático, sin un sentido real de compromiso de parte de sus integrantes, y, por lo tanto, condenado a desaparecer en poco tiempo.