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Temas de Planificación nº 128
Autor: Dr. Leonardo J. Glikin
Dr. Leonardo J. Glikin Abogado, consultor en Planificación Patrimonial y Sucesoria, presidente de CAPS Asociación Civil, autor de "Pensar la Herencia"; "Matrimonio y Patrimonio"; "Exiting, el arte de dejar la empresa sin dejar la vida" y "Los hermanos en la empresa de familia". Director del newsletter "Temas de Planificación”. Director de CAPS Consultores. www.leonardoglikin.com.ar
La importancia de las reuniones
En el marco de la comunicación (uno de los pilares fundamentales para una empresa en crecimiento, de acuerdo al interesante artículo de Hugo Spinassi) las reuniones entre los integrantes son de vital importancia.
A veces se trata de reuniones de un gerente con el personal. En otros casos, de reuniones de gerentes. En un estadío más avanzado de la organización, serán las reuniones de Mesa de Dirección, o del Directorio.
Todas estas reuniones tienen un componente en común: constituyen uno de los engranajes fundamentales para que las mejores decisiones en la empresa, y su exitosa puesta en marcha.
Las reuniones pueden ser una experiencia positiva o negativa, en relación directa con la habilidad de quien las preside y, fundamentalmente, la actitud de los participantes.
Las quejas más habituales relacionadas con una reunión negativa o improductiva son que estos encuentros son uno de los grandes “ladrones de tiempo” del trabajo, ya que en muchas ocasiones se convoca a reuniones cuyos objetivos no están claros, o nadie se sintió verdaderamente escuchado, o quien la preside asume demasiado protagonismo, no dando espacio al intercambio y el disenso, o se producen demasiadas distracciones y pérdida general de tiempo (con la consiguiente sensación de enojo o fastidio).
Todos agradecemos una reunión bien planificada, concreta, no muy extensa y que nos permite rápidamente volver a nuestras tareas: la duración justa de una reunión es la que permite discutir todos y cada uno de los temas planteados.

¿Qué puede hacerse para que una reunión resulte positiva y productiva?

- Planificar: Es necesario establecer una agenda o un temario de los asuntos a tratar, tener en claro los objetivos de la reunión, decidir quién comunicará el día y hora del encuentro, quién lo moderará y quién será responsable de poner por escrito los acuerdos a los que se llegue. Sin una planificación que ordene el espacio/tiempo de la reunión, los asistentes probablemente sentirán que están frente a una situación improvisada, sin rumbo claro, lo cual no hará más que generar desmotivación y tedio, por sentir que se está perdiendo el tiempo. Frente a la falta de un orden, pueden suceder dos cosas: que los participantes se vayan por las ramas, extendiéndose en temas que nada tienen que ver con el objetivo principal de la reunión, o bien que exista aquel que se constituye en el disparador de temas conflictivos de familia que nada tienen que ver con la reunión.

- Fijar día, hora y motivo del encuentro y designar a una sola persona como encargada de comunicar esta información a todos los que participarán con la debida antelación. De este modo, todos pueden ordenarse con respecto a otros compromisos y se evita el famoso teléfono descompuesto. La existencia de “objetivos” o “temas a tratar” permite a los que se reunirán –al saberlo con antelación- preparar cualquier material que consideren de utilidad llevar a la reunión, así como tomar nota previa de algunos puntos que no se desea que sean pasados por alto. Asimismo, el estar al tanto del motivo de la reunión evitará preguntas innecesarias que no harán más que prolongar el encuentro.

- Respetar el horario de comienzo de la reunión. Arribar a la reunión puntualmente y respetar el horario de inicio de la misma equivale a respetar a todas las personas presentes y su tiempo. Esto no siempre sucede y genera malestar. Las personas que llegan tarde a una reunión, interrumpen, provocando el fastidio de los demás y viéndose en la necesidad de recapitular para poner al tanto al recién llegado.

- Pautar la duración de la reunión cuando ésta comienza: ello se hace en relación directa con los temas que se vayan a tratar. Por ejemplo, las reuniones en las cuales se tratan temas presupuestarios suelen ser más extensas, ya que deben discutirse una cantidad importante de detalles. Por otra parte, una reunión demasiado extensa lleva a una lógica falta de interés y concentración por parte de los participantes. Una reunión productiva no debiera extenderse por más de 120 minutos.

- Apagar los teléfonos celulares durante la reunión: Ello contribuirá a crear un clima que permita trabajar en forma productiva. El espacio físico en el cual se desarrollará la reunión también es importante. Principalmente debe ser un lugar confortable y silencioso, en el cual se garantice la ausencia de interrupciones.

- Tomar una actitud positiva hacia los conflictos: La reunión es también el espacio en el que se exponen conflictos. La mejor manera de encontrar una solución efectiva para los problemas es partiendo de una actitud basada en tomar estas situaciones como un aprendizaje. Las soluciones deben tomarse de forma consensuada y ello sólo puede lograrse si los participantes logran escuchar y respetar atentamente los distintos puntos de vista y no encerrarse en sus propios pareceres, comprendiendo que las críticas pretenden tener un fin constructivo y no constituyen una agresión personal.

- Registro de los acuerdos: Los acuerdos a los cuales se arriba en la reunión deben ser registrados. Ello puede hacerlo una secretaria, o uno de los participantes. En el caso de que los temas tratados sean confidenciales, los participantes se pondrán de acuerdo sobre quién es la mejor persona para realizar esta tarea. Es importante que no queden dudas con respecto a los acuerdos, ya que éstos marcan un rumbo a seguir o la asignación de nuevas responsabilidades. Si no queda constancia alguna de los acuerdos, es posible que a las pocas horas ya nadie tome en cuenta las decisiones que se tomaron y nunca se implementen las acciones acordadas. La reunión no sólo es un espacio establecido para tomar decisiones y llegar a acuerdos, sino también para documentar los mismos en un plan de acción y velar por que éstos se cumplan.

- Evaluación final: Al finalizar la reunión es conveniente revisar si se han tratado todos los temas, alcanzando los objetivos propuestos. Esta evaluación también es de utilidad para revisar procesos o dinámicas que quizás no fueron de utilidad durante la reunión y que pueden perfeccionarse.

- Comprender que las reuniones forman parte del trabajo: La peor frase para dar por terminada una reunión es decir "¿puedo volver a trabajar?".

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