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Temas de Planificación nº 111
Autor: Dr. (CPN) Fernando Weimberg
Dr. (CPN) Fernando Weimberg Graduado en Ciencias Económicas y Master en Dirección de Pequeñas y Medianas Empresas. Es especialista en Business Coaching, Consultor Socio en Planificación Patrimonial, Sucesoria y Financiera en CAPS Empresa & Familia Consultores y miembro del Instituto de Planificación Financiera de dicha entidad.
Gestión en Empresa & Familia - Siete Estrategias Claves para el Desarrollo de la empresa -

I – La Estrategia Organizacional

La mayoría de las empresas se organizan alrededor de personas en lugar de hacerlo alrededor de responsabilidades y funciones.
Si bien en una etapa inicial esto resulta lo más rápido y sencillo, a futuro se convierte en una trampa muy peligrosa.
El resultado, con el crecimiento del volumen del negocio, es el caos.

Veamos un ejemplo.

Los hermanos Juan y Manuel Esperanza crearon juntos una empresa de distribución de golosinas.
Como todas las empresas donde hay socios, empezaron dividiéndose el trabajo. Mientras uno limpiaba, el otro atendía el teléfono; mientras uno atendía proveedores y compraba, el otro vendía; un día uno abría el negocio, otro día lo abría el hermano, un día salía a repartir Juan pero si Manuel no tenía nada para hacer, salía él.
Pero pronto tuvieron más trabajo del que podían hacer, así que contrataron a Daniel, un sobrino de ambos.
A partir de entonces, con el mismo criterio de división del trabajo, éste era repartido entre tres personas.
Pero, de nuevo, pronto hubo más trabajo del que podían realizar y contrataron a Andrés, el cuñado de Juan.
Ahora el trabajo, y siempre con el mismo criterio, estaba repartido entre cuatro personas.
De repente, las cosas empezaron a salir mal. Las ventas se redujeron, los productos eran devueltos, la mercadería no entraba en el depósito, la caja arrojaba diferencias, las cuentas a cobrar se incrementaban, las horas de trabajo diario se multiplicaban, faltaban algunos productos y sobraban otros, y el clima laboral comenzaba a tensarse con la aparición de conflictos interpersonales.
En ese momento y gracias a una sugerencia de su Contador, se dieron cuenta de que si no había alguien que tuviera la responsabilidad de cierta tarea, las cosas siempre iban a funcionar mal.
Por ejemplo, si Daniel quería tomarse el día libre, ¿a quién debía pedirle permiso?:
¿A Juan o a Manuel? ¿Qué sucedía si uno estaba de acuerdo y el otro no?
Así que ambos socios decidieron pensar en la organización interna del negocio de una manera diferente y basada en un criterio distinto.
Para ello, lo primero que hicieron fue ver el negocio como una unidad que debía satisfacer la necesidad del cliente siempre.
A partir de allí definieron luego un organigrama con las distintas responsabilidades que se tenían que asumir en la empresa para que la atención y el servicio al cliente se cumpliera siempre y le pusieron título (nombre del puesto) a quienes quedaban encargados de dichas responsabilidades (cargos), asimismo lo ordenaron de arriba hacia abajo donde en la parte superior del gráfico estaba expresados los cargos de mayor responsabilidad.
De esta forma quedó constituido el Organigrama de su Negocio el cual mostraba la estructura que ellos pensaban era la mas adecuada para garantizar el mejor funcionamiento operativo cotidiano: Directorio ejecutivo (Dueños), Gerente de Ventas, Gerente de Operaciones (Compra, Depósito y Logística), Gerente de Administración & Finanzas (Tesorería, Caja y Bancos; Cuentas a cobrar, cuentas a pagar). Aunque la dotación de personal fuera mínima y contara con tan sólo dos empleados y dos dueños, que trabajaban más de 12hs por día en el negocio, Golosinas Esperanza ya tenía diseñada su estructura en base a responsabilidades.
A continuación, y con la colaboración de sus dos empleados, realizaron un listado de las funciones y tareas que se deben llevar a cabo en cada puesto y finalmente, tomando en cuenta las destrezas de cada uno de ellos, se repartieron los cargos, escribiendo adentro de cada recuadro del organigrama el nombre de quién quedaba a cargo de asumir la responsabilidad, y ejecutar las funciones y tareas asociadas para cumplir con la responsabilidad asumida.
Pero además y como si esto fuera poco, entusiasmados por la dinámica que había adquirido el nuevo funcionamiento de la empresa comenzaron a establecer una manera de ejecutar las funciones con plazos y resultados esperados, es decir fijaron objetivos para su desempeño. Esto les permitió poder medir los resultados de su gestión y continuar aprendiendo de su negocio para así seguir mejorando en forma permanente a medida que crecían.
En tres años Golosinas Esperanza pasó de dos empleados a dieciocho.
En conclusión, esta organización de la estructura de la empresa en torno a responsabilidades, llamada estrategia organizacional, permite prepararla para el desarrollo de las otras seis estrategias complementarias que hacen al desarrollo de una pyme:
La Estrategia Gerencial y de cuadros medios
La Estrategia de gestión del personal
La Estrategia de Marketing y comercialización
La Estrategia de sistemas
La Estrategia del Objetivo Estratégico
La Estrategia del Objetivo Primario de Vida de los dueños
Estas estrategias serán motivo de nuestros próximos artículos.
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